Копії для реєстраціїї на ЄВІ

Що таке копія?

Згідно з Правилами організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затвердженими наказом Міністерства юстиції України (далі ― Мін’юст) від 18 червня 2015 р. № 1000/5 (далі ― Правила № 1000/5):

― копія документа ― це документ, що містить точне знакове відтворення змісту чи інформації іншого документа і в окремих випадках деяких його зовнішніх ознак;

Аналогічні визначення містяться і у Національному стандарті України «Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення понять» ДСТУ 2732:2004, затвердженому наказом Державного комітету з питань технічного регулювання та споживчої політики від 28 травня 2004 р. № 97 (далі ― ДСТУ 2732:2004), в якому також містяться й деякі інші відповідні визначення:

― засвідчена копія (службового документа) ― копія службового документа, що містить реквізити, які в окремих випадках надають їй юридичної сили оригіналу;

― незасвідчена копія (службового документа) ― копія службового документа, в якій немає реквізитів, що надають їй юридичної сили.

Що ж до поняття «юридична сила» (службового документа) ― це властивість службового документа, надана чинним законодавством, яка є підставою для вирішення правових питань, здійснення правового регулювання та/або управлінських функцій.

Аби дізнатися, чим відрізняється копія документа від його оригіналу або дубліката, можна також звернутися до ДСТУ 2732:2004, згідно з яким:

― оригінал (службового документа) ― примірник службового документа, що першим набуває юридичної сили;

― дублікат оригіналу (службового документа) ― повторно оформлений службовий документ для використовування, замість втраченого чи пошкодженого оригіналу, що має таку саму юридичну силу.

Інколи у деяких нормативно-правових актах згадуються і деякі інші види документів, які певною мірою пов’язані з копіями або витягами з документів або схожі з ними, наприклад:

 факсограми ― паперові копії документів, передані з використанням засобів факсимільного зв’язку.

Оформлення копій

Детальні правила виготовлення, оформлення та видачі копій і витягів з документів можна знайти у відповідних нормативно-правових актах сфери діловодства, наприклад, у Правилах № 1000/5, в яких, зокрема, зазначається, що організаційні та розпорядчі документи доводяться до виконавців у вигляді копій або витягів. Крім того, порядок виготовлення, засвідчення та видавання копій документів визначається, зазвичай, і інструкціями з діловодства конкретних підприємств.

Зауважимо, що копія документа повинна відповідати оригіналу, тобто повністю відтворювати інформацію оригіналу і всі його зовнішні ознаки або їх частину. Разом з тим, в окремих випадках дозволяється виготовляти копію із засвідченої копії документа, якщо оригінал відсутній або його отримати неможливо. Але не допускається виготовляти копії документів з нерозбірливим текстом, підчистками, приписами та іншими необумовленими виправленнями.

На лицьовому боці у верхньому правому куті першого аркуша копії документа проставляється відмітка «Копія». Також сторінки копії документів (за винятком тих, що мають один аркуш) нумеруються і відмітка про засвідчення копії може доповнюватися відміткою «Всього в копії _____ арк.». За рішенням підприємства або на вимогу підприємства, якому надається копія документа, допускається засвідчувати копії документів поаркушно.

Спосіб виготовлення копій може бути різним, що у свою чергу може обумовлювати і деякі особливості їхнього оформлення. Зокрема, залежно від способу виготовлення, копії поділяють на:

― факсимільні ― виготовлені за допомогою засобів копіювально-розмножувальної техніки, у т. ч. багатофункціональних пристроїв, що точно відтворюють усі зовнішні ознаки, художні особливості оформлення реквізитів, їх розташування (включаючи підпис та печатку) або частину їх;

― вільні ― виготовлені шляхом передрукування або переписування оригіналу документа, що повністю відтворюють його інформацію, але не абсолютно точно відтворюють його зовнішні ознаки (шрифт, реквізити бланка, підпис, печатку тощо).

У факсимільних копіях особистий підпис посадової особи, яка підписала оригінал документа, може бути відсутнім у разі надсилання копій іншим підприємствам або якщо копія вихідного документа залишається у діловодстві підприємства.

Факсимільні та вільні копії документів, що видаються іншим підприємствам і громадянам, а також копії вихідних документів, що залишаються в діловодстві підприємства, підлягають засвідченню відповідно до пунктів 8, 9 глави 10 розділу ІІ Правил № 1000/5 (питання щодо порядку засвідчення копій буде розглянуто далі). Але факсимільні копії, що містять факсимільне відтворення підпису посадової особи і призначені лише для внутрішнього користування на підприємстві (наприклад, копії розпорядчих документів, планів, положень тощо), не потребують додаткового засвідчення.

Також на копіях вихідного документа, що залишаються в діловодстві підприємства, тексти бланків можуть не відтворюватися, а зазначатися мають лише такі дані:

― дата підписання документа;

― реєстраційний індекс документа;

― текст документа;

― реквізит «Підпис» (без особистого підпису);

― реквізит засвідчення копії («Згідно з оригіналом», посада особи, яка засвідчила копію, її особистий підпис, ініціали (ініціал імені), прізвище, дата засвідчення та відбиток печатки служби діловодства).

Крім того, на копіях вихідних документів, що залишаються в діловодстві підприємства, повинні бути візи посадових осіб, з якими вони погоджені, та візи виконавців.

Засвідчення копій

Як зазначалося вище, для того щоб певні копії або витяги набули юридичної сили, вони мають бути засвідчені у встановленому порядку. Право засвідчувати ті чи інші документи, у т. ч. копії та витяги, може надаватися певним посадовим або іншим особам відповідними установчими чи іншими організаційними документами (наприклад, положеннями про структурні підрозділи, посадовими інструкціями тощо) або на підставі довіреності.

Зауважимо, що підприємство має право засвідчувати копії лише тих документів, які створюються на ньому, за винятком копій документів, які відповідно до законодавства потребують засвідчення в нотаріальному порядку. Разом з тим, в окремих випадках підприємство може також оформлювати і засвідчувати копії документів інших підприємств, а саме:

― на вимогу судових та правоохоронних органів;

― для внутрішнього використання на підприємстві (під час вирішення питань щодо прийняття громадян на роботу, навчання, засвідчення їх трудових, житлових та інших прав у взаємовідносинах з підприємством). Наприклад, підприємство може виготовити і засвідчити копію диплома працівника, яка потім буде підшита до його особової справи.

Напис про засвідчення копії складається:

― зі слів «Згідно з оригіналом»;

― з назви посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її ініціалів (ініціалу імені) та прізвища;

― з дати засвідчення копії.

Також напис про засвідчення копії скріплюється відбитком печатки відповідного структурного підрозділу підприємства або печатки «Для копій». Крім того, у випадках, визначених законодавством, копії документів засвідчуються відбитком печатки підприємства.

Більш детальні вимоги щодо засвідчення копій окремих видів документів та факсимільного відтворення на них підпису посадової особи у разі розсилання в підвідомчі установи можуть визначатися в інструкції з діловодства конкретної установи з врахуванням специфіки її діяльності, змісту документів, на основі яких вони оформлюються, та подальшого використання копій.

 

Мітки запису